2013年4月25日

Workflowy-待辦事項清單(Todo list)


最近,因為工作上的臨時需要,特別需要一個簡單的待辦事項軟體。而我需要一些簡單的功能:

  • 雲端
  • 可共同編輯(也可取消對方的編輯權限)
  • 可以記錄一些過程
  • 簡單的標籤功能

好了,對對對,我知道這樣的軟體,隨便給他google一下,就非常多,但我最需要的,是『記錄過程』這一項,所以許多待辦事項的軟體可能就不是那樣直覺。最後,是這款Workflowy,免費申請可以擁有每月500個項目額度,透過邀情,雙方可以都增加250個額度



事實上,這與一般的待辦清單不太一樣,看起來,他更像一個Word變形版。
經過一段時間的使用,我喜歡他的一些特點:

  • 一眼看清每件事情的主從階層

一些待辦事項是將所有項目列示,再透過標籤來追蹤。有些則是可以設立主題,並在主題中列出待辦清單。各有擅長,但我喜歡Workflowy這樣,隨我喜好,想加幾層就加幾層的彈性。
 

  • 宏觀與細節的同時呈現

雖然透過標籤,可以更精準的知道目前的進度,更我不希望因專注細節而忽略整體觀,對我來說,我喜歡宏觀與細微都可以兼顧。透過將該專案獨立顯示,可以更清楚看清全貌。

  • 執行細節的備忘記錄與過程說明

我需要備忘錄來記錄過程及注意事項,但不喜歡它要另外打在其他地方。就在同個地方,想看就隨時點,夠直覺,夠簡單。更何況,多數狀況,進度與備忘錄經常是分不開的,且每一個進度,很容易就產生另一個短期的待辦事項。這時候,它的每一條待辦事項都是獨立的,可以獨立設立不同的標籤,這點對我來說,實在太重要了。

 
  • 追蹤了解專案的流程進度

完成就打完成,可選擇隱藏或顯示完成的事項。

  • 設定任務的時間、重要性標記

雖然它不能與行事曆同步,但對我來說,這樣的缺點並不構成問題,相反的,它可以讓我的行事曆與待辦事項(todo list)功能更加有所區隔。
但其實,它可以利用標籤『#關鍵字』、『@關鍵字』兩種標籤符號來簡單的區分,比如#今日、#追蹤、@林小強等等。將GTD的精神用標籤來管理,依舊可以達到目的。

 
  • 分享清單

既然是雲端化,分享就是必備的功能。 除了可以允許對方只能瀏覽或編輯外,對方也能直接把你的工作清單加入他自己的專案中。

  • 捷徑頁面

透過將某頁面加入『星星』標誌,日後只要點選搜尋藍旁邊的『星星』,就可以列出曾被你標註星星的頁面,就像捷徑列一樣。


  • 在行動裝置上使用WorkFlowy

雖然「WorkFlowy」沒有推出App,但不管是iPhone、iPad還是Android,都能直接用瀏覽器使用行動版的「WorkFlowy」,而且操作起來很順暢。

 
  • 每月使用任務額度

免費版的
WorkFlowy,每月有500個任務清單,但如果你刪掉任務,額度就會空出來。是『刪掉』喔,不是完成並隱藏。
所以才會說,用『邀請連結』的方式,你我可以同時增加250個任務額度。


  • 一些常用組合鍵
    雖然網頁上有很豐富的教學,但說真的,用來用去,也就是某些功能較常用而已。
    1.按Tab鍵是將任務變成子任務。Shit+Tab則是將子任務變成主任務。
    2.文字後面空一格,並加 #或 @,可以增加標籤。
    3.Ctrl+Shit+<--(Backspace刪除鍵):刪除項目,除了用內建刪除外,還可以用此快捷鍵
    4.若要拖曳順序,還可以拉著項目後面的方向鍵,看要移去哪裡
    5.Ctrl+上下鍵 可以展開下一層,當然,這按前面的+號的效果是一樣的。
    6.總標題按兩下,可全部展開及縮小。若按workflowy標誌兩下,就是首頁整個展開或縮小。

  • 小結

你說他是待辦清單(todo list),感覺又不太像,但將它運用在待辦清單上,又覺得非常適合。它很像書本的章節,所以用來作讀書報告也非常適合,總結一句話,工具是死的,端看使用者如何運用。


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